Prazo de Projeto

Antes de tudo, peço desculpas pela minha sinceridade, e desculpe desiludir qualquer iludido que leia este texto.

Quando eu falo Prazo de Projeto, estou falando em prazo exato, com dia e hora marcada para a entrega. E falo não apenas por minha experiência, mas pelo que vejo em todos os lugares, com todas as pessoas.

Um prazo preciso, exato, de um projeto, é ilusório. Tão mais ilusório, quanto maior for o projeto. E muitas vezes achamos que podemos dar um bom prazo, por termos em mão um projeto aparentemente pequeno. Mas, muitas vezes, e para a desalegria do povo, este projeto revela-se não tão pequeno assim.

Um Projeto, por definição, é algo novo. Fica fácil entender o porquê dos problemas de prazo. Perguntar quantos meses um projeto leva para ficar pronto equivale a perguntar quantos minutos você leva para percorrer 20 quilômetros andando. Você pode dar “chutes”, mas você não sabe das tempestades que vai enfrentar no caminho.

As maiores empresas do mundo adiam datas, e lançam produtos com problemas (por fazer “nas coxas”). A Microsoft®, até onde eu a conheço, não consegue ter um lançamento de seu Sistema Operacional Windows® sem ter que fazer dezenas de correções mais tarde. Muitas e muitas vezes, empresas de respeito, multinacionais, que não querem correr riscos, adiam o lançamento de seus produtos.

Definir Prazo de Projeto, para mim, é uma grande piada. Mais engraçada quanto maior for o projeto do qual se está definindo prazo. Tão engraçado quanto a pergunta “quantos minutos, exatamente, você leva para chegar do Brasil ao Japão?”.

Até mesmo seu planejamento de vida é um Projeto, do qual você vai verificar muitos “adiamentos” e “correções” ao longo do projeto (ao longo da vida). O ideal, a meu ver, é fixar-se nos objetivos do dia, definir os prazos da semana. Quanto menor a unidade de tempo que você puder administrar melhor, se você puder gerenciar e cumprir suas tarefas da semana, ótimo. Se puder gerenciar e cumprir as tarefas que definiu para cada hora do dia, melhor. Se puder gerenciar e cumprir as tarefas que definiu para cada minuto daquela hora, parabéns, você é um monstro, mas é também o ideal de ser humano.

Algo que podemos tentar nos lembrar para minimizar os problemas é de não dar Prazos de Projeto, mas sim Prazos de Módulos, ou seja, prazo para uma pequena parte do projeto. Claro que, infelizmente, esta solução nem sempre é possível. Mas é uma solução para muitos casos.

Havemos de lembrar, também, que de nada adianta explicar isso para um cliente. Isso é bom para uma discussão a nível acadêmico, mas na prática se você disser ao cliente que não pode dar um prazo exato, o que acontece é que, simplesmente, não se fecha negócio.

Infelizmente, um cliente, muitas vezes, precisa ser iludido caso você queira fechar negócio. Não estou aqui pregando que é correto iludir um cliente, o que estou dizendo é que o cliente quer, na verdade, uma data para “pegar no seu pé”. Fica muito fácil você dizer que não é possível dar um prazo, e simplesmente adiar o quanto for necessário (já que ele não tem uma data definida para lhe cobrar). Ou seja, quando falamos de prazo com o cliente, no fundo não estamos dizendo “vou entregar neste dia”, mas sim “pretendo entregar neste dia” e o cliente entende “a partir deste dia, você pode começar a jogar na minha cara que eu estou atrasado”.

Daí como não gostamos de ser cobrados por estarmos atrasados, vem a pergunta: como definir o prazo? Se dermos um prazo muito longo, o cliente não fecha negócio “Nossa! Demora assim pra fazer algo tão simples?”, para o cliente é tudo tão simples… :)

Se dermos um prazo muito curto, nós cavamos a própria cova, pois teremos que passar noites em claro, ou então agüentar o cliente nos ouvidos, e talvez até perder o negócio depois de muito trabalho já realizado e muito tempo já gasto.

Não consigo enxergar alguma fórmula para definir prazo, seja de qual projeto for. O que ajuda em questão de definir prazo é apenas a experiência. É tornar o projeto menos “projeto”, ou seja, torná-lo algo não tão novo assim, termos um bom conhecimento daquilo. Caso você não tenha o conhecimento necessário para definir um prazo, tenha a seu lado alguém que tenha esse conhecimento. Se eu precisar fazer um projeto com algo que nunca tive contato antes, pedirei uma semana antes de definir o prazo, e nessa semana procurarei conversar com pessoas experientes nesse tipo de projeto, e perguntar quanto tempo alguém com a minha experiência iria gastar nesse projeto.

Em suma, não existe prazo exato, mas não diga isso a seu cliente se quiser fechar negócio. E o melhor modo de definir prazo é conhecendo bem o que vai fazer, ou pedindo a alguém que conheça.

E, claro, caro leitor, estou muito interessado em suas idéias e comentários sobre o assunto… :)

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